4.1.1 本公司质量管理体系文件分为四类：
a） 一级文件：质量手册；
b） 二级文件：程序文件、质量计划等管理性文件；
c） 三级文件：作业指导书，如操作规程、检验标准、工艺规范等具体工作的指导性文件。
d） 四级文件：质量记录，各岗位工作中形成的与质量有关的记录、报表等。
4.1.2 文件的编号方法：
a） 质量手册：
QM 01
① ②
①质量手册代号
②序号
b） 程序文件：
QP 01
① ②
①程序文件类
②文件序号01—99
c） 作业办法 （三阶文件）
WI-X-□□
WI:作业办法 X:部门代码 □□：流水号
公司各部门代码及分发号：
| X | 行政部 | P | 生产部 | ||
| G | 供销部 | E | 技术质量部 |
□□□□ □□ □□
① ② ③
①程序文件代号
②序号
③版本号
4.1.3 文件分为“受控”和“非受控”两大类，所有与质量体系运行紧密相关的文件均应受控，受控文件须在文件上加盖蓝色的“文件受控”章，在封面上注明受控状态、分发号及受控日期，分发号与部门代号相同。非受控文件则无受控标识。
4.1.4 文件的版本号：
a.文件的首版，其起始版本号应为A/0。
b.凡是对文件中一般的非原则性差错的更改，每更改一次应顺次提升版本号后面的个数，如由A0改为A1，由A2改为A3…等。
c.凡是文件更改中涉及系统的主要内容或需要增、减页次等，应更改版本号整数位，每更改一次顺次提升整数位A0改为B0；每次更改后的新版本号的小数位应从X0开始。
d.表格的版本、版次的更改与文件相同。
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