1、各部门应每月对本部门所形成的各项ISO9001认证质量记录（包括外部提供的质量记录和其他部门分发、传递到本部门的有关计划、分析报告、信息传递单等）及时进行收集。
2、将收集到的各种质量记录，根据其名称和内容，以及所从属的要素，进行整理与分类。
3、已整理分类的ISO9001认证质量记录，应放入文件夹、档案袋或装订成册，并标明记录情况，以便检索。
4、存入计算机的质量记录应及时进行存档，并对一些重要的记录数据进行必要的备份。
5、贮存的质量记录应放在柜、箱内妥善保管，并保证存取和检索方便。同时，采取防蛀、防潮等必要的保护措施，以防止质量记录的损坏和丢失。
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